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Aviso: Es una comunicación breve que se realiza para informar o avisar de algo a un gran número de receptores.
Invitación: Se usa para invitar a alguien a un acto, por ejemplo, para presentar un nuevo producto o servicio, inaugurar instalaciones o celebrar las ventas del año.
Nota interna o Memorándum: Es un comunicado interno, redactado sin mucho protocolo, y referido a un único tema, que utiliza la empresa para transmitir ordenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo un departamento a otro, etc.
Los ejemplos más típicos de documentación externa en la empresa son: la Carta Comercial y la carta de Reclamación. Son documentos externos, que se dirigen a habitualmente a clientes o proveedores. Deben estar escritos de forma sencilla, veraz y educada, con una redacción y presentación cuidadas.
La Carta Comercial se utiliza para presentar la empresa, acompañar pedidos, catálogos u otros documentos de la empresa, confirmar reservas o la asistencia a invitaciones...
La carta de Reclamación sirve para manifestar el descontento con la actuación o producto de la empresa a la que se le reclama y solicitar una solución al problema y/o una compensación por los daños causados.
Por último son cruciales dentro de la empresa el Pedido y la Factura.
El Pedido es la solicitud que realiza un empresario o profesional a un proveedor, para que le suministre unas determinadas mercancías o le preste un servicio. Puede hacerse de palabra o por teléfono, pero conviene hacerlo por escrito, porque refleja las condiciones de lo acordado entre el comprador y el vendedor (precio, cantidad, características, plazo...).
La Factura es el documento en el que se refleja el importe a pagar por una mercancía o servicio. Sirve como justificante del pago y garantía de lo comprado. En las empresas hay que guardarlas 6 años.
En nuestras clases del PCPI de Administrativo en Cefor Izquierdo, vamos a aprender cuál es la estructura más habitual de cada uno de estos documentos y a practicar cómo hacerlos.
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